¿Necesitas citar a un trabajador a descargos y no sabes cómo redactar la comunicación o conducir la audiencia? Te asesoramos en la elaboración de citaciones a descargos y en todo el procedimiento disciplinario para que la empresa respete el debido proceso, reduzca riesgos de demandas y mantenga relaciones laborales más claras y justas.
Consulta Gratuita por WhatsAppLa citación a descargos es la comunicación formal mediante la cual el empleador le informa al trabajador que se le atribuye una presunta falta disciplinaria y le concede la oportunidad de explicar su versión de los hechos, aportar pruebas y ejercer su derecho de defensa.
Es uno de los pasos centrales del debido proceso disciplinario: antes de imponer una sanción, la empresa debe escuchar al trabajador y permitirle controvertir las imputaciones. Una citación mal elaborada o un trámite de descargos deficiente pueden hacer que la sanción pierda validez en un eventual proceso laboral.
En Colombia, el manejo del poder disciplinario del empleador está limitado por el respeto al debido proceso. Esto implica, entre otros elementos:
Si la citación a descargos no cumple estos requisitos mínimos, la sanción posterior puede ser declarada injusta, y convertirse en fundamento para reclamaciones o demandas por vulneración de derechos laborales.
En muchas empresas en Bogotá el trámite disciplinario se adelanta de manera informal o con formatos genéricos que no cumplen las exigencias legales. Algunos errores habituales son:
Se cita al trabajador por “llamado de atención” o “incumplimientos” sin describir con precisión: qué hizo, cuándo, dónde, con quién, en qué contexto o qué norma interna se considera vulnerada. Esto impide que prepare adecuadamente su defensa.
En ocasiones se notifica al trabajador el mismo día de la audiencia o con muy pocas horas de anticipación, lo que puede interpretarse como una limitación injustificada a su derecho de defensa, especialmente cuando los hechos son complejos o requieren recopilación de pruebas.
Se realizan descargos verbales sin dejar acta firmada por las partes, o sin que se registre lo dicho por el trabajador, los testigos y el representante de la empresa. Al llegar a un juicio laboral, no hay soporte documental suficiente del procedimiento adelantado.
Un trabajador en Bogotá fue sancionado con suspensión de 5 días por presunto incumplimiento de funciones. La empresa realizó una audiencia de descargos, pero:
En el proceso laboral posterior, el juez consideró que la sanción se impuso sin garantías suficientes de defensa y declaró la medida improcedente, obligando a la empresa a pagar los días descontados.
Conclusión: una citación a descargos incompleta y mal documentada debilitó la posición del empleador y generó un costo económico que pudo evitarse con un procedimiento disciplinario mejor estructurado.
Nuestro enfoque se centra en que las citaciones a descargos cumplan con los elementos esenciales del debido proceso, respetando la normativa laboral y la realidad de tu empresa. Una citación bien elaborada debe incluir, entre otros:
Datos completos del trabajador citado: nombre, cargo, área, sede y demás información pertinente que permita individualizar sin duda a la persona a quien se dirige la comunicación.
Relato claro de lo ocurrido: fechas, lugares, circunstancias, personas involucradas, posibles pruebas existentes y normas del Reglamento Interno de Trabajo, manual de funciones u otras políticas que se consideran vulneradas.
Precisión en el día, la hora, el lugar y la modalidad (presencial o virtual) en la que se realizará la diligencia, otorgando un tiempo razonable para que el trabajador se prepare y, si lo desea, solicite apoyo o acompañamiento.
Recordatorio al trabajador de que puede exponer su versión, aportar documentos, proponer testigos y en general ejercer su derecho de defensa, dejando claro que se trata de un espacio formal de descargos antes de adoptar una decisión disciplinaria.
Un manejo inadecuado de citaciones y descargos puede terminar en demandas por despido injusto o cuestionamientos a sanciones impuestas. A modo de ejemplo, un trabajador con salario mensual de $2.500.000 y 3 años de antigüedad podría reclamar:
Total aproximado: $27.600.000, sin contar otros recargos, intereses y costas del proceso.
Se trata de un ejemplo ilustrativo. El monto real depende del salario, la antigüedad y las circunstancias específicas del caso.
Nuestro servicio de citaciones a descargos en Bogotá está diseñado tanto para empresas que ya tienen un reglamento y un régimen disciplinario, como para aquellas que están estructurándolo por primera vez. El proceso incluye:
Analizamos el Reglamento Interno de Trabajo, las tablas de sanciones y cualquier política disciplinaria existente, para asegurar que las citaciones a descargos sean coherentes con estos documentos y con la ley.
Diseñamos modelos de citación a descargos adaptados a la realidad de tu empresa, con campos específicos para la descripción de hechos, normas presuntamente vulneradas, derechos del trabajador y detalles logísticos de la audiencia.
Asesoramos a talento humano y jefes inmediatos sobre la forma correcta de conducir la diligencia: cómo realizar preguntas, cómo escuchar al trabajador, cómo valorar pruebas y cómo documentar cada etapa. En casos complejos, podemos acompañar directamente como asesores externos.
Una vez practicados los descargos, apoyamos en la valoración de la información recaudada y en la definición de la medida a adoptar (archivo, llamado de atención, sanción, terminación del contrato, etc.), procurando siempre proporcionalidad y respeto del marco legal.
Es conveniente buscar acompañamiento especializado en casos como:
En estos contextos, una citación mal planteada o una audiencia improvisada puede aumentar el riesgo de contingencias laborales significativas.
Al apoyarte en nuestro equipo para el manejo de citaciones a descargos, tu empresa obtiene:
Importante: la citación a descargos es uno de los momentos más delicados de la relación laboral cuando se presenta una presunta falta. Lo que se haga –o se deje de hacer– en esta etapa puede marcar la diferencia entre un proceso disciplinario sólido y una futura demanda por vulneración de derechos.
Si quieres proteger a tu empresa, respetar a tus trabajadores y manejar los conflictos de manera técnica y justa, es el momento de estructurar correctamente tus citaciones a descargos y todo el procedimiento disciplinario.
Lo recomendable es comenzar con un diagnóstico de cómo se están manejando hoy las sanciones y descargos y, a partir de ahí, construir formatos, protocolos y acompañamientos que den tranquilidad y respaldo ante cualquier revisión interna o externa.
Sí. Aunque la ley no describe paso a paso un único modelo de audiencia, la jurisprudencia laboral ha sido clara en que el trabajador debe tener la oportunidad de conocer los hechos que se le imputan, presentar su versión y aportar pruebas antes de que se adopte una sanción. La citación a descargos es la vía usual para garantizar ese derecho de defensa.
La norma no fija un número exacto de horas o días, pero exige que el plazo sea razonable para que el trabajador pueda prepararse. En la práctica, suele recomendarse al menos un margen de 24 horas, y más tiempo cuando los hechos son complejos o requieren la recopilación de información y testigos.
Si la citación fue notificada de manera adecuada y queda constancia de ello, la empresa puede continuar con el procedimiento y tomar una decisión con base en las pruebas disponibles. Es importante dejar registro de la inasistencia y de que se respetaron las garantías mínimas del debido proceso para evitar cuestionamientos posteriores.
Dependiendo de las políticas internas, puede permitirse la presencia de un acompañante (por ejemplo, un representante sindical o un asesor). Lo fundamental es que la empresa actúe de buena fe y permita que el trabajador ejerza su derecho de defensa sin convertir la diligencia en un escenario hostil o intimidante. Es recomendable dejar estas reglas claras en el Reglamento Interno de Trabajo o en las políticas disciplinarias.
Sí, es posible utilizar medios virtuales siempre que se garantice la participación efectiva del trabajador, la confidencialidad de la información y la adecuada identificación de quienes intervienen. Debe dejarse constancia del medio utilizado y procurar que el trabajador cuente con las herramientas necesarias para conectarse y ejercer su derecho de defensa sin limitaciones técnicas indebidas.
El costo depende del tamaño de la empresa, el volumen de casos disciplinarios, el nivel de acompañamiento requerido (elaboración de formatos, acompañamiento puntual, capacitación, etc.) y la complejidad de las situaciones a tratar. Ofrecemos una consulta inicial gratuita para conocer tu realidad y presentarte una propuesta ajustada a tus necesidades específicas y a la dinámica de tu organización.
No dejes un paso tan sensible del procedimiento disciplinario en manos de la improvisación o de formatos genéricos. Con nuestro servicio de citaciones a descargos en Bogotá tendrás comunicaciones claras, audiencias mejor conducidas y decisiones disciplinarias con mayor respaldo jurídico y probatorio.