¿Ya realizaste la investigación y la audiencia de descargos, pero no sabes cómo dejar por escrito la decisión disciplinaria? Te ayudamos a redactar decisiones de sanción, archivo o terminación de contrato claras, motivadas y ajustadas a la ley, reduciendo el riesgo de demandas por despido injusto o vulneración del debido proceso.
Consulta Gratuita por WhatsAppLa decisión disciplinaria es el acto final del procedimiento interno mediante el cual la empresa, después de analizar los hechos, las pruebas y los descargos del trabajador, determina si hay lugar a sancionar, archivar el caso o incluso terminar el contrato de trabajo.
No es un simple “memorando” o una carta genérica. Es un documento que debe dejar constancia de: qué se investigó, qué se probó, cómo se valoraron los descargos y cuál es la medida adoptada, todo soportado en el Reglamento Interno de Trabajo, las políticas internas y la legislación laboral vigente.
Muchas empresas en Bogotá adelantan una investigación adecuada y hacen descargos, pero fallan en el documento final que formaliza la decisión. Los errores en la redacción pueden llevar a que:
Entre los problemas más comunes que vemos en las decisiones disciplinarias mal redactadas están:
La decisión se limita a mencionar que el trabajador “incumplió sus funciones” o “violó el reglamento”, sin explicar cuáles fueron los hechos específicos, qué pruebas se valoraron y por qué se concluye que la falta se configuró. Una decisión sin motivación detallada es fácilmente atacable.
No se indican las normas del Reglamento Interno de Trabajo, manual de funciones, políticas o disposiciones legales que se consideran vulneradas. Esto impide ver la coherencia entre la falta atribuida y la sanción impuesta.
La empresa describe hechos graves, pero termina imponiendo una sanción leve, o al contrario, hechos de menor entidad terminan en sanciones extremas sin una justificación clara. Esta falta de proporcionalidad puede ser crítica ante un juez laboral.
Una empresa en Bogotá terminó el contrato de un trabajador alegando “pérdida de confianza” sin detallar qué hechos concretos originaron esa pérdida, qué pruebas se tuvieron en cuenta ni qué normas se consideraron vulneradas.
En el proceso laboral, el juez consideró que la decisión carecía de motivación suficiente y declaró el despido injusto, condenando a la empresa al pago de indemnización y otros conceptos.
Conclusión: una redacción deficiente de la decisión disciplinaria echó por tierra todo el trabajo previo de la empresa en la investigación del caso.
Nuestro enfoque de redacción de decisiones disciplinarias en Bogotá busca que cada documento sea claro, completo y defendible. Una decisión bien elaborada normalmente incluye:
Nombre, cargo, área, sede, fecha de ingreso y número de identificación del trabajador, así como referencia al expediente o caso disciplinario que se está resolviendo.
Descripción cronológica de lo ocurrido: fechas, lugares, contexto, conductas específicas observadas y afectaciones a la empresa (operativas, de seguridad, reputacionales, etc.), de manera que quede claro qué se analizó.
Enumeración de las pruebas practicadas (correos, documentos, testimonios, registros, etc.) y síntesis de la versión entregada por el trabajador en los descargos, dejando constancia de que se escuchó su posición.
Explicación de cómo se valoraron las pruebas y los descargos, por qué se considera demostrada la falta (o no) y qué peso se le da a cada elemento. Esta parte es clave para evidenciar que la decisión no es arbitraria.
Referencia a las normas invocadas: artículos del Reglamento Interno de Trabajo, manual de funciones, políticas internas, Código Sustantivo del Trabajo y demás normas aplicables, con indicación de la falta cometida según la clasificación interna (leve, grave o gravísima).
Declaración expresa de la medida que se toma (archivo, amonestación, suspensión, terminación con justa causa, etc.), con indicación de la fecha de efectos, duración de la sanción si aplica y cualquier otra consecuencia asociada (por ejemplo, pérdida de ciertos beneficios).
Una decisión de despido con justa causa mal redactada puede derivar en condenas significativas para la empresa. A modo ilustrativo, para un trabajador con salario mensual de $2.500.000 y 3 años de antigüedad, la empresa podría terminar asumiendo:
Total aproximado: $27.600.000, sin considerar costas, recargos e intereses.
La cifra concreta dependerá del caso, pero ilustra el costo de una decisión disciplinaria débil o mal justificada.
Nuestro servicio está pensado para empresas que quieren manejar sus procesos disciplinarios con rigor, pero también con agilidad y lenguaje claro. Normalmente seguimos estas etapas:
Analizamos los documentos del caso: citaciones, descargos, pruebas, actas, reportes, correos y cualquier otra evidencia relevante, con el fin de tener una visión completa de la situación.
Evaluamos contigo las alternativas: archivo del caso, llamado de atención, sanción temporal, plan de mejora, terminación de contrato u otras medidas, teniendo en cuenta la gravedad de la falta, antecedentes del trabajador y el impacto para la empresa.
Elaboramos el documento final de decisión disciplinaria, con:
Realizamos los ajustes necesarios a partir de tus comentarios y te orientamos respecto a la forma correcta de notificar al trabajador (firma personal, correo, constancias, manejo de negativa a firmar, etc.).
Nuestra experiencia cubre diferentes tipos de decisiones disciplinarias, entre ellas:
Al apoyarte en nuestro equipo para la redacción de decisiones disciplinarias, obtienes:
Importante: la decisión disciplinaria es el documento que más se revisa en un proceso laboral cuando se discute la legalidad de una sanción o de un despido. Un texto genérico, sin motivación ni referencias claras, puede anular todo un procedimiento que en apariencia se hizo bien.
Si quieres proteger a tu empresa y tomar decisiones disciplinarias firmes pero justas, es fundamental contar con redacciones técnicas, claras y bien soportadas.
Lo recomendable es que cada decisión importante (especialmente despidos con justa causa) se elabore con apoyo jurídico especializado, evitando improvisaciones que luego salgan muy costosas.
Sí. Aunque la norma no siempre detalla el formato, la jurisprudencia ha señalado que toda decisión disciplinaria debe estar motivada, es decir, debe explicar los hechos, las pruebas y las normas en que se basa. Una decisión sin motivación suficiente puede ser considerada arbitraria y perder validez ante un juez laboral.
Técnicamente es posible comunicar el despido de forma breve, pero en caso de demanda la empresa tendrá serias dificultades para demostrar que existió una justa causa bien soportada. Por eso se recomienda que toda terminación con justa causa vaya acompañada de una decisión escrita que explique claramente los fundamentos fácticos y jurídicos de la medida adoptada.
La decisión de sanción concluye que la falta se configuró y que procede una medida disciplinaria concreta. La decisión de archivo, por el contrario, deja constancia de que, tras analizar hechos y pruebas, no se encontró mérito suficiente para sancionar al trabajador. Ambas decisiones deben estar motivadas y documentadas, ya que pueden ser revisadas internamente o por autoridades laborales en caso de controversia futura.
Es posible rectificar errores materiales (como fechas, nombres o datos evidentes) mediante aclaraciones, pero modificar el fondo de la decisión (tipo de falta, sanción, motivación) puede generar inseguridad jurídica y nuevos conflictos. Por eso es tan importante que la decisión inicial se redacte con cuidado y precisión, reduciendo al mínimo la necesidad de correcciones posteriores de fondo.
Generalmente las decisiones disciplinarias son suscritas por el representante legal o por quien tenga delegadas las facultades de dirección y disciplina (gerente de talento humano, jefes autorizados, etc.). Es importante que la empresa tenga clara la delegación de autoridad interna y que las decisiones sean firmadas por quien realmente tenga competencia para adoptar dichas medidas.
El costo depende del número de casos, la complejidad de las situaciones a analizar, el tipo de decisiones (sanciones leves, despidos con justa causa, casos de acoso, etc.) y el nivel de acompañamiento requerido (por caso puntual, paquetes mensuales, revisión de modelos, entre otros). Ofrecemos una consulta inicial gratuita para conocer tu realidad y presentarte una propuesta ajustada a tus necesidades y a la dinámica de tu organización en Bogotá.
No arriesgues todo un procedimiento disciplinario por una carta mal redactada. Con nuestro servicio de redacción de decisiones disciplinarias en Bogotá tendrás documentos sólidos, coherentes y alineados con la ley, que protegen a la empresa y le dan transparencia al manejo de los conflictos laborales.