¿Tu empresa sanciona trabajadores pero no tiene claro el paso a paso que debe seguir o no sabe si su procedimiento disciplinario es válido? Te ayudamos a diseñar e implementar procedimientos sancionatorios completos, claros y ajustados a la ley, para que cada medida disciplinaria tenga soporte jurídico y reduzca al máximo el riesgo de demandas laborales.
Consulta Gratuita por WhatsAppUn procedimiento sancionatorio válido es el conjunto de reglas, pasos y garantías que la empresa debe seguir cuando un trabajador incurre en una presunta falta disciplinaria. No se trata solo de “llamar la atención” o enviar un memorando, sino de aplicar un proceso ordenado y documentado que respete el debido proceso, el derecho de defensa y la normatividad laboral colombiana.
Un procedimiento sancionatorio bien diseñado define desde la detección de la falta, la investigación interna y la citación a descargos, hasta la decisión final (archivo, sanción o terminación de contrato), indicando quién hace qué, en qué tiempos y con qué documentos de soporte.
Para que un procedimiento sancionatorio sea sólido y defendible, debe contemplar como mínimo:
En muchas empresas en Bogotá las sanciones se aplican de forma improvisada, dependiendo del criterio de cada jefe o de formatos desactualizados. Esto puede conducir a:
Una empresa sancionó a un trabajador con suspensión y posteriormente terminó su contrato alegando faltas graves repetidas. Sin embargo:
En el proceso laboral, el juez concluyó que el empleador no había respetado el debido proceso y que las sanciones eran irregulares, declarando el despido injusto.
Conclusión: la ausencia de un procedimiento sancionatorio válido convirtió un caso aparentemente claro en una condena costosa para la empresa.
Aunque cada organización puede adaptar su procedimiento a su realidad, un esquema general de procedimiento sancionatorio válido suele incluir:
Una vez se conoce una posible falta, se debe dejar constancia: quién la detectó, cuándo ocurrió, qué sucedió y qué impacto tuvo. Este primer registro es la base de todo el proceso posterior.
Revisión preliminar de la información, recopilación de documentos, entrevistas internas si es necesario y análisis de si realmente hay indicios de falta disciplinaria según el Reglamento Interno de Trabajo y demás políticas.
Comunicación formal al trabajador indicándole los hechos que se le atribuyen, el día, la hora y el lugar de la audiencia, y recordándole su derecho a presentar descargos y aportar pruebas. Esta etapa es fundamental para no vulnerar el derecho de defensa.
Espacio en el que se escucha al trabajador, se le permite explicar su versión, se analizan las pruebas existentes y se deja constancia en un acta detallada de lo ocurrido.
Con base en toda la información recogida, se analiza si la falta se configuró o no, qué gravedad tiene y qué sanción (si la hay) resulta proporcional. La decisión debe quedar por escrito, motivada y alineada con el reglamento y la ley.
Un procedimiento disciplinario débil o inexistente puede terminar en condenas significativas. A manera ilustrativa, un trabajador con salario mensual de $2.500.000 y 3 años de antigüedad podría reclamar en caso de despido declarado injusto:
Total aproximado: $27.600.000, sin contar intereses, costas procesales u otros recargos.
El monto real depende del caso concreto, pero evidencia el costo de aplicar sanciones sin un procedimiento válido.
Nuestro servicio de implementación de procedimientos sancionatorios en Bogotá combina análisis jurídico, conocimiento práctico de la realidad empresarial y enfoque preventivo:
Revisamos cómo se están manejando hoy las sanciones en tu empresa: formatos utilizados, tiempos, personas involucradas, nivel de documentación, coherencia con el Reglamento Interno de Trabajo y con la normatividad laboral.
A partir del diagnóstico, diseñamos un procedimiento sancionatorio paso a paso, adaptado al tamaño de la empresa, al sector y a la cultura organizacional, dejando claros los roles, plazos, documentos y criterios de decisión.
Creamos los formatos necesarios para aplicar el procedimiento: reportes de faltas, citaciones, actas de descargos, decisiones disciplinarias, registros de notificación, entre otros, con lenguaje claro pero jurídicamente sólido.
Impartimos talleres y jornadas de formación para que líderes y responsables de talento humano entiendan el procedimiento, sepan cuándo activarlo y cómo aplicarlo correctamente en la práctica.
En las primeras aplicaciones del procedimiento, podemos acompañarte en casos reales para que el equipo gane seguridad y se ajusten detalles operativos, evitando que errores de implementación debiliten el proceso.
Implementar un procedimiento sancionatorio claro y válido genera múltiples beneficios para la empresa:
Importante: ante un juez laboral, no basta con decir que el trabajador “se portó mal”. Lo que realmente pesa es el procedimiento que se siguió: cómo se investigó, cómo se escuchó al trabajador, qué se documentó y cómo se decidió.
Si tu empresa quiere ejercer correctamente su poder disciplinario y a la vez protegerse de contingencias laborales, necesita un procedimiento sancionatorio válido, claro y aplicado de forma constante.
Lo recomendable es empezar por un diagnóstico y, a partir de ahí, construir un régimen disciplinario coherente, bien documentado y conocido por todos, que le dé tranquilidad tanto a la organización como a sus trabajadores.
La normatividad laboral colombiana exige respeto por el debido proceso y el derecho de defensa de los trabajadores. Aunque la ley no entrega un “formato único” de procedimiento, en la práctica es indispensable contar con un procedimiento sancionatorio claro y documentado para que las sanciones y despidos tengan validez y puedan sostenerse ante un juez laboral si es necesario.
El Reglamento Interno de Trabajo es la base, pero no es suficiente por sí solo. Es necesario definir el paso a paso: cómo se reportan las faltas, quién investiga, cómo se citan los descargos, cómo se documentan las audiencias y cómo se redactan las decisiones. Sin ese procedimiento operativo, la aplicación del reglamento puede resultar improvisada y riesgosa.
Sí, pero se recomienda actuar con especial cuidado durante la transición. Es importante aplicar, en la medida de lo posible, los principios que tendrá el nuevo procedimiento (debido proceso, derecho de defensa, documentación adecuada), y priorizar el acompañamiento jurídico en los casos más sensibles para evitar errores que luego puedan generar reclamaciones o demandas laborales en Bogotá u otras ciudades del país.
Es recomendable revisarlo al menos cada dos o tres años, o antes si hay cambios relevantes en la legislación, en la operación del negocio o en la estructura organizacional. También es buena práctica ajustar el procedimiento cuando la empresa haya tenido casos complejos que evidencien vacíos o debilidades en la forma de sancionar o investigar faltas disciplinarias.
Principalmente el área de talento humano, los jefes de área, coordinadores y directivos que puedan verse involucrados en la detección y manejo de faltas disciplinarias. Sin embargo, también es importante que los trabajadores conozcan, al menos de manera general, cómo funciona el procedimiento y cuáles son sus derechos cuando se activa un proceso sancionatorio en su contra o en su área de trabajo en Bogotá o en otras sedes de la empresa.
El valor depende del tamaño de la empresa, el número de sedes, el estado actual de su reglamento y procedimientos, el nivel de personalización requerido y si se incluyen o no sesiones de capacitación y acompañamiento en casos reales. Ofrecemos una consulta inicial gratuita para entender tu situación y presentarte una propuesta ajustada a tus necesidades y a la realidad de tu operación en Bogotá.
No permitas que sanciones bien intencionadas se caigan por falta de procedimiento. Con nuestro servicio de implementación de procedimientos sancionatorios válidos en Bogotá tendrás un proceso disciplinario sólido, ordenado y respetuoso de la ley, que protege a tu empresa y aporta claridad a las relaciones laborales.